5 překážek v byznysu, které zvládnete díky business etiketě

Věděli jste, že většina obchodních vztahů se nezhroutí kvůli špatné nabídce, ale kvůli špatně zvládnuté obchodní schůzce? Mnoho podnikatelů, obchodníků i obchodních manažerů věří, že stačí mít skvělý produkt a přesvědčivá čísla. Avšak... 

Rozhodující pro obchodní vztah je překvapivě to, jak se prezentujete. Tedy jak mluvíte, jak nasloucháte, jak se pohybujete v prostoru, jak "plujete" mezi formálním a neformálním. Business etiketa je živý nástroj, který rozhoduje o tom, zda z obchodního rozhovoru odcházíte s podpisem, nebo s mlhavým "ozveme se".

Obchodní život bez překážek? Neexistuje. Zároveň však platí, že je zbytečné házet si klacky pod vlastní nohy. Zde je 5 konkrétních překážek, které obchodníkům i celým týmům každodenně komplikují život a jak je s pomocí business etikety spolehlivě překonat.

Překážka 1. První dojem, který nepracuje pro vás

Říká se, že první dojem tvoříte za sedm sekund. V businessu je to možná méně. Než vyslovíte první větu, váš protějšek už hodnotí váš výraz, postoj, oblečení a způsob podání ruky. Přesto mnoho obchodníků vstupuje na obchodní schůzku nepřipraveno na tento neverbální rozhovor, který proběhne dřív, než otevřou ústa.

Business etiketa zde nabízí dobře osvětlenou cestu: připravte se nejen na obsah schůzky, ale i na formu. Přijďte o pět nebo deset minut dříve na recepci a vyčkejte. Neseďte tam půl hodiny předem, ale nechoďte v poslední minutě. Zvolte styl oblečení podle vaší firemní kultury. 

Head of sales z velké výrobní firmy nemůže ani na jednání s technologickým startupem přijít bez obleku.

Adaptabilita je součást obchodu. Ale úcta vyjádřená oděvem je součást etikety. Vyhněte se oslovování jménem, raději si předem ověřte příjmení a titul. A ten použijte.

Překážka 2. Obchodní rozhovor, který se zasekne 

Zná to většina obchodníků: sedíte u stolu, konverzace plyne, ale nikam nevede. Nebo naopak: klient vás začne zasypávat detaily, které nesouvisí s tématem. A vy nevíte, jak zdvořile řídit rozhovor zpět k podstatě – k obchodu.

Obchodní rozhovor má svou dramaturgii. A scénář. Business etiketa učí, jak obojí vědomě používat. Základem je technika aktivního naslouchání v kombinaci s tzv. přemostěním. To je věta, která potvrdí, že jste slyšeli, a zároveň posune téma vpřed. Místo hrubého přerušení zkuste: "To je velmi zajímavý pohled. A přesně tohle mě vede k otázce, která bude pro vaši situaci zásadní..." Neurazíte, neztratíte nit a udržíte respekt na obou stranách stolu.

Příklad z praxe: Obchodní zástupci softwarové firmy, kde jsem trénoval obchodní tým, si zvykli začínat každé jednání krátkou větou shrnující agendu. Výsledek? O třicet procent kratší schůzky a výrazně vyšší konverzní poměr. Protože klienti věděli, co očekávat, a cítili se bezpečně.

Překážka 3. Digitální komunikace, která kazí vztahy

E-maily bez oslovení, jen to nudné "Dobrý den". Zprávy přes WhatsApp o půlnoci. Odpovědi ve stylu "OK." To jsou tiší sabotéři moderního obchodního vztahu. Ano, velká část obchodní komunikace sice probíhá digitálně, zároveň je nutné business etiketu přenést i do online prostoru.

Základní pravidla jsou jednoduchá. Překvapivě však málo dodržovaná. 

E-mail by měl vždy obsahovat oslovení, jasný smysl a zdvořilý závěr.

Zprávy přes messaging aplikace by měly respektovat pracovní dobu protějšku. Pokud to není vyloženě urgentní, počkejte na ráno. A nikdy, opravdu nikdy, neposílejte důležité rozhodnutí, jako je souhlas, odmítnutí za použití emotikony nebo zkratky. 

Příklad z praxe: Obchodní ředitel jedné poradenské firmy přijal můj návrh: firemní standard digitální komunikace. Zavedl ho jako součást onboardingu i pro stávající obchodní tým. Interní průzkum po pár měsících ukázal, že klienti hodnotili komunikaci jako výrazně profesionálnější. Aniž by se cokoliv změnilo na produktu samotném.

Překážka 4. Kulturní rozdíly, které nevidíte

Globální obchod přináší fantastické příležitosti. A zároveň nenápadné pasti. To, co je obecně v Česku vnímáno jako přímočarost a efektivita, může být v japonské firmě v Brně považováno za hrubost. Přímý oční kontakt, který u nás podporuje důvěru, může být v některých asijských kulturách – a jejich firmách blízko Ostravy - vnímán jako výzva. Vizitka podaná jednou rukou je ve střední Evropě normální. V Nošovicích je to pohrdání. Víte, kam mířím.

Business etiketa v mezinárodním prostředí začíná jednoduše: před každou schůzkou si vyhraďte třicet minut na základní kulturní průzkum.

Zjistěte, jaký komunikační styl preferuje váš protějšek, zda se v dané kultuře small talk očekává nebo je považován za zdržování. A jak správně zacházet s formalitami při úvodu. Investice třiceti minut může rozhodnout o zakázce v řádu milionů.

Překážka 5. Jak říct ne. A přitom udržet vztah

Odmítnutí je součástí businessu. Ale způsob, jakým odmítáte, může být stejně důležitý jako způsob, jakým uzavíráte obchody. Špatně vyřčené "ne" zanechává pachuť. Správně podané "ne" buduje respekt a nezavírá dveře pro budoucí spolupráci.

Business etiketa nabízí konkrétní jazyk pro tuto situaci. Namísto vágního "uvidíme" nebo chladného "to pro nás není zajímavé" zkuste přístup, který potvrdí hodnotu protějšku a zároveň jasně vymezí hranice: "Vážím si vašeho zájmu a věřím v potenciál vašeho projektu. V tuto chvíli naše kapacity neumožňují slevu, kterou požadujete, poskytnout. V případě, že se situace změní, jistě si na vás vzpomenu." Takový přístup nevytváří nepřátele. Vytváří pozdější příležitosti.

Závěr: Business Etiketa je strategie. Žádná formalita

Je zřejmé, že business etiketa po obchodnících nechce dodržování "jakýchsi" pravidel. Je to vědomá volba toho, jak chcete být vnímáni a jaké vztahy chcete budovat. 

Každá obchodní schůzka, každý obchodní rozhovor a každý e-mail je příležitostí ukázat, že jste profesionálové, kterým lze věřit.

Podnikatelé, obchodníci a obchodní management, který to pochopí, mají před ostatními náskok. Žádná sleva ani lepší produkt nemohou snadno dohnat přátelskost, úctu a kultivované sebevědomí.

Chcete výzvu? Která z těch pěti překážek vás trápí nejvíce? Příští týden ji vědomě upravte při každém obchodním kontaktu. Začněte malým krokem. Pak se podívejte, co se změní. Výsledky vás jistě překvapí.