Konec dobrých dnů v Česku...

19.08.2019

Začnu představou. Co byste dělali bez e-mailu v počítači nebo v mobilním telefonu? Jak by probíhal váš každodenní výkon v "kanclu" nebo v "houmofisu". Byl by vůbec nějaký home office? Jaký výsledek bychom dodali? Já osobně bych stěží odesílal články včas do redakce časopisů, do kterých píšu. Přiznávám se, také já jsem v pracovní době pořád on-line. Být na síti je být v pravém slova novodobého smyslu. Být k zastižení nám dává pocit důležitosti a nezastupitelnosti. Když nám někdo píše (je jedno co píše), cítíme se přece mnohem důležitější. 

Zdroj obrázku: theguardian.com

Pro běžnou práci (v kanceláři i mimo ni) a také pro sjednávání pracovních i osobních schůzek využíváte různou techniku. Dříve zvanou "kancelářskou techniku". Dnešním faxem je e-mail a telefonním záznamníkem je narychlo vyžvatlaná odpověď, že teď nemůžete, že máte poradu nebo schůzku a že zavoláte hned, až to "tady" skončí. Během porady však zapomenete a z daného slova slibu se stane "možná" nebo "někdy". 

Dorozumět se má umět. A umět se můžete učit a tím pochopit, jak e-mail korektně používat. Samostatnou kapitolou je telefonování. O tom někdy jindy na tomto místě nebo již brzy jinde.

E-mail je korespondence. Elektronická.

E-mail je základ téměř každé práce, kterou denně vykonávám. Proto k němu přistupuji jako k součásti mého projevu s velkou úctou. Podobně velkou úctu k této formě korespondence se budu na dalších řádcích urputně snažit vyvolat i u vás. Začnu tím, jak se e-mail píše. Takto: e-mail. Bez spojovníku, (někdy nazýván tiret nebo divis) je vaše korespondence minimálně na první pohled nátěrovou hmotou, tedy emailem. V případě, že chcete v adresátovi zanechat pozitivní dojem z korespondence s vámi (máte něco jiného v plánu?), dodržujte běžnou úpravu jako u dopisu. E-mail je elektronickou korespondencí a má tyto náležitosti:

Předmět - tedy o co vlastně kráčí...

Vždy uvádějte zkrácený a smysluplný obsah vaší zprávy do předmětu. Např. "Náš telefonát ze dne 2. února 2019". Nedoporučuji odeslat e-mail bez předmětu. Nemohu zde napsat, že bude bezpředmětný, ale není kompletní. E-mail bez předmětu je jako žena bez pih. To je poezie, že? Do předmětu nevepisujte nic neříkající názvy obsahu, jako např. "Nabídka" nebo "Odpověď". Těch adresát zřejmě dostává týdně několik.

Oslovení není pozdrav. A opačně. 

Každý dopis, i ten elektronický, by měl začínat oslovením. Ještě jednou opakuji: os-lo-ve-ním. Sousloví Dobrý den je však, jak známo, pozdrav. Není to oslovení. Pozdrav patří na ulici (přečíst článek o oslovování) nebo do telefonu, oslovení do e-mailu. Už vás slyším, jak něco namítáte a odmítáte se dobrých dnů vzdát. Je to však jednodušší, než si myslíte a navíc správně. Neznáte-li adresáta nebo nevíte-li, komu bude e-mail s adresou např. info@domena.cz doručen, použijte neadresnou formu oslovení: "Vážená paní, vážený pane, ..." nebo "Vážené dámy a pánové, ..." nebo jen "Vážení, ..." a nebo "Vážení obchodní přátelé, ...".

Pokud víte, kdo váš e-mail bude číst, vždy používejte správnou formu oslovení toho konkrétního člověka v 5. pádě. V případě, že adresát používá ve svém podpisu nebo na svých vizitkách titul, používejte jej také. Ještě chvilku. Trend blížící se do Česka ze stejného směru jako většina počasí, titul opouští. V opačném případě, tedy když adresát titul nemá, používejte příjemní nebo jméno, pokud se tak běžně s adresátem oslovujete. Je krásné dostat nebo právě odeslat e-mail, který začíná: "Vážený pane doktore, ..." nebo třeba "vážená paní Landová, ..." a také velmi osobní "Milá Aneto, ..." nebo jednoduše "Teodore, ...". Máte něco proti jménům?

To nejdůležitější na začátek.

Pište jasně, výstižně, gramaticky správně a krátce. Nepište dlouhé e-maily. Pokud máte v plánu napsat sdělení delší, což je u e-mailu nejvýš pět souvětí, rozdělte text strukturovaně pomocí odrážek. Používejte raději tečky než čísla. Čísla vyznívají v textu jako rozkazy. Na první místo v textu, tedy pod prázdný řádek pod oslovením, umístěte po krátké úvodní větě váš požadavek. To nejdůležitější na začátek. V druhé a případně další větě detaily k němu. Jakoukoli firemní nabídku, kalkulaci nebo pozvánku napište v textovém editoru, převeďte do formátu .pdf a pošlete e-mailem jako přílohu. Přílohu opatřete smysluplným názvem toho, co obsahuje. Celek bude vypadat skvěle. A to se k vám hodí...

Co přejete ostatním, dostane se vám.

Závěr a podpis jsou nedílnou součástí korektně psaného e-mailu. Jasně a s důrazem bych nejraději napsal: Pod každý váš e-mail patří váš podpis. Forma podpisu závisí na způsobu a záměru komunikace. Namísto velmi strohého, archaického germanismu a neosobního závěru "S pozdravem" začněte používat vhodnější přání pěkných dnů a úspěchu: "Přejeme Vám úspěšný a pěkný den." nebo "Přeji Vám úspěch ve všem, co děláte." nebo třeba jen "Přejeme pěkný den." a nebo větu s dávkou estetiky "Přeji krásný den, ať se Ti daří.". Neboť to, co přejete ostatním, dostává se i vám. A o sto procent navíc k tomu, jako bonus.

Podpis v e-mailové korespondenci by měl obsahovat (volitelně váš titul) jméno a příjmení, funkci ve firmě, resp. za co odpovídáte (nepište, prosím, že jste majitel/ka), přímé telefonické spojení na vás, odkaz na webové stránky, případně adresu sídla. Podpis může také obsahovat patičku, tedy dodatečné sdělení zákazníkovi, odkaz na váš další projekt nebo marketingovou akci. 

Odepiš. Nebo tě sní kryptomyš...

Kdy je vhodné a kdy je nutné poslat odpověď? Můžete nechat e-mail bez odpovědi? Co se zprávou, kde jste v kopii? Jak psát číslovky a co se spoustou "disclaimerů" a patiček? Jak oslovit někoho, kdo napíše svůj monogram? A co když vám jen tak někdo začne ve zprávě tykat? Druhý díl o těchto a dalších tématech již brzy zde. 

Tak se mějte krásně a ať se vám daří a napište mi e-mail. Třeba o tom, jak se máte a jak se vám daří...