10 tipů, jak napsat motivační dopis lépe než ostatní

11.06.2024

Přemýšlíte nad tím, jak na sebe upozornit v záplavě žádostí o práci? Stojíte na prahu změny kariéry a tápete, jak se odlišit od ostatních? Jak v nesčetných žádostech o práci ukázat, že právě vy jste ten pravý kandidát?

Začíná to výběrem správných slov a formátu. Následuje upravený profesionálně napsaný životopis. Korunou všeho je motivační dopis, který zrcadlí vaše silné stránky. 

Náležitosti motivačního dopisu

  • formát A4 s nastavenými okraji - zvolte písmo ve velikosti 11 nebo 12 a jednotlivé odstavce zarovnejte vlevo
  • jméno, příjmení a adresa odesílatele - tyto základní údaje můžete také doplnit o telefonní číslo a e-mailovou adresu
  • firma, jméno, příjmení a adresa příjemce - zjistěte, komu dopis poslat a uveďte jeho titul a plné jméno a příjmení
  • místo a datum, kdy je dopis napsán - tyto údaje jsou na stejném řádku, jako je poslední údaj o příjemci
  • oslovení ve správném tvaru - používejte titul, vyhněte se funkcím, mužská příjmení pište výhradně v 5. pádě
  • gramaticky správný a motivační text dopisu - pište výhradně spisovně a bezchybně, před odesláním dobře zkontrolujte
  • přání úspěšného a pěkného dne - namísto formulace "s pozdravem", která je dosti archaická, volte přání
  • vlastnoruční podpis odesílatele - použijte kvalitní psací potřebu, vyzkoušejte na zkušebním papíře
  • počet a název příloh - nejčastěji jde o životopis, případně certifikáty nebo dokumenty či portfolio

Aby byl průvodní dopis na nejvyšší možné úrovni, dohlédněte pečlivě na tyto zásady:

1) Průvodní dopis adresujte tomu, kdo jej má číst. Zodpovědně zkontrolujte příjmení dané osoby, případně titul či formu oslovení. Jestliže nevíte, komu má být váš dopis doručen, zavolejte do firmy a zeptejte se. V případě, že to nezjistíte, použijte neutrální oslovení "Vážené dámy, vážení pánové".

2) Napište, čeho se váš dopis týká. O dva řádky výše nad oslovením uveďte název pozice, o kterou se ucházíte, případně identifikační číslo výzvy nebo inzerátu, pokud číslo má.

3) Zkontrolujte, že v dopise nejsou gramatické a stylistické chyby. Využijte k tomu odborné posouzení člověka zdatného v českém jazyce, jestliže jím nejste, případně profesionální korekturu.

4) Rozsah by neměl překročit formát A4. Jestliže jste v inzerátu vyzváni, abyste vše odeslali poštou, vytiskněte dopis na velmi kvalitní bílý případně jemně krémový papír. Obvykle jsou v kancelářské tiskárně papíry o plošné hmotnosti 80 g/m2. Ty nejsou vhodné...

Pro tento případ pořiďte papír v gramáži 120 g/m2. Vyhněte se jakýmkoli jiným barvám papíru.

5) Když je v inzerátu uvedeno, že váš průvodní dopis má být psaný rukou, což se stává zřídka, jde o nepřímou indicii, že máte vše zaslat poštou. Zvolte kvalitní psací potřebu s modrým inkoustem. Například kuličkové inkoustové pero nebo klasické pero plnicí, pokud s ním umíte psát.

6) Ve vašem dopisu neopomeňte zmínit, že o společnosti, ve které hodláte pracovat, něco víte. Uveďte, co je vám na firmě sympatické, které její hodnoty s vámi souzní. Dobrou volbou je také věta o faktu, že jste si pročetli informace na webových stránkách firmy nebo ve firemní brožuře.


Ještě pár dní v předprodeji...

Čtete úryvek jedné z kapitol nově připravované knihy "Zlatá pravidla firemní etikety". Je o soužití, komunikaci a vztazích v práci. Součástí je také sada návodů, jak se dobře v novém týmu zapsat a jednat profesionálně...

Získat knihu pro sebe >>


7) Vysvětlete, proč se zajímáte o danou pozici ve firmě a proč jste právě vy tím, kdo by měl uspět. Usnadní vám to pozvání na pohovor.

8) Když odpovídáte na výzvu, která požaduje určité kompetence uchazeče, neopomeňte jasně vyjádřit, že právě vy tyto zkušenosti či znalosti máte. V případě, že důvodem vašeho psaní je vaše vlastní iniciativa, popište kompetence tak, aby bylo zřejmé, že jste adekvátním uchazečem.

9) Jestliže dopis s životopisem odesíláte poštou, pořiďte také kvalitní obálku, optimálně rozměru A5, případně A4. Nepoužívejte obálky DL nebo A6. Držte se stejné barevnosti a gramáže papíru, na jaký tisknete nebo píšete. 

Dokumenty k sobě připněte kancelářskou sponkou, vyhněte se sešívání kovovými sponkami. Nevkládejte dokumenty do plastového obalu pro pořadače.

10) Některé žádosti o práci, zvláště v kreativní oblasti, je nutné doplnit o portfolio. Má-li větší datový objem než 10 MB, odešlete jej sami sobě přes službu zasílání dokumentů a v e-mailové zprávě zašlete budoucímu zaměstnavateli odkaz ke stažení vašich příloh.

Shrnutí? 

Váš motivační dopis by měl vyjadřovat, reprezentovat vás samotné. Jeho úprava se řídí etiketou korespondence a je podobná obchodnímu dopisu. Dbejte, aby dopis, který odesíláte, byl doslova vašim velvyslancem...